The automated calculating of employee working hours allows one to save a lot of time and avoid payroll errors. At the end of 2020, Vihula Manor Country Club & Spa automated the management of its working hours. Persona’s staff planning, work schedule, and payroll software was integrated with the Valnes access control system. Read on about how they came up with this solution and why they are satisfied with results.
Lääne-Virumaal Vihula mõisas tegutsev hotell, spa ja restoran kuuluvad Unique Hotels Group’i koos Tallinnas asuva nelja hotelli ja viie restoraniga. Juba mitu aastat tagasi hakati seal otsima võimalust, kuidas vabaneda oma ligi 100 töötaja tööaegade manuaalsest registreerimisest ja haldamisest. See on majutus- ja toitlustusettevõttes suur töö, sest personali tööajad võivad periooditi oluliselt varieeruda ja graafiku muutmise vajadus võib tekkida ootamatult.
Töö planeerimine hotellinduses erineb oluliselt näiteks tootmise või kaupluse tööplaanist, kus vahetused on üsna stabiilselt ette teada. Kui meile näiteks homseks broneeritakse restorani 50-inimeseline grupp lõunat sööma, tuleb käigupealt teha korrektiivid ja teenindajad tööle kutsuda. Kuna palk arvestatakse tegelike töötundide pealt, on täpsed tööaja andmed väga suure tähtsusega.
Personalihalduse tarbeks on Vihulas Persona programmi kasutatud juba 2016. aastast. Mõned osakonnad tegid Personas ka töögraafikuid, teistel olid selleks oma Excelid ja muud tabelid. Iga kuu oli tükk tegemist, et enne palgaarvestust eri üksustest need andmed korrektselt ja ühes formaadis kokku saada. Umbes 3 aastat tagasi osteti prooviks sõrmejäljelugejaga registreerimisseade ZKTime Net 3.0. See aitas inimestes luua harjumust oma töö alguse ja lõpu aja registreerimiseks seadme juurest läbi käia. Seadme juurde kuuluv tarkvara võimaldas registreeritud aegu küll eksportida, aga see oli üsna keerukas. Personasse tuli need seejärel ikka uuesti käsitsi sisestada.
2020 sügisel otsustati teha proovi Eesti firma Valnes AS WebLock lahendusega.
Koodpaneel / kaardilugeja registreerib läbipääsukaardi või klahvistikult valitava koodi. See on kasutajale väga lihtne – koosneb vaid ühest kontrollerist ja kahest koodpaneel / kaardilugejast, mis registreerivad läbipääsukaarti või klahvistikult valitavat koodi. Üks kontroller on mõeldud “sisenemiseks” ehk registreerib algusaja ja teine “väljumiseks ehk registreerib lõpu.
Fujitsu ja Valnese koostöös loodi liides, mis toob registreeritud tööajad Persona programmi. Tööaja arvestus ei toimu enam käsitsi, vaid on automaatne.
Kristo Palo, developer at Fujitsu Estonia AS:
“Vihula is our pilot customer with Valnes’ equipment. In the past, we have made similar interfaces for other access control systems (see the Lunden Food solution HERE).
The principle is as follows: unit managers plan their people’s working hours in the Persona work schedules module, employees record their arrivals and departures. The interface imports the actual times into Persona, where they are compared to what is planned. In the comparison view, the driver can also make changes, correct errors, and confirm the correct data that goes into the working time table.”
Maarja Veskila, accountant at Vihula Manor Hospitality OÜ:
“In the first month of use, people were anxious, but they took care of it and everything went well. We have now calculated the two-month salaries on the basis of the data thus collected. Everything is going well, the solution is reliable. There are a few mistakes, but they are probably due to people’s own errors. We can correct the data, for example, if an employee forgets to log in. Now everyone is very happy and understands how easy this solution is for the user.”
Mida on automaatne tööaja arvestus andnud?
Heigo Vare:
“In the past, the head of each department spent 2-4 hours a month on manual entry of working hours. We have 9 such managers. It now takes about 20 minutes to accomplish this. So we save at least 3 full working days each month! In addition, input errors disappear and the calculation of working hours and fees becomes more reliable. This whole task became more efficient, easier, and more economical. We have recouped all the costs of this project, including the purchased equipment, in 2-3 months.
I would definitely recommend the interface solution of Persona and Valnes WebLock to other hotels, which are not quite small, as well as companies with a few employees, but also not in large chains, where they usually offer their own software to operate.”
Iga osakonna juht kulutas varem tööaegade käsitsi sisestamisele 2-4 tundi kuus. Selliseid juhte on meil 9. Praegu kulub kontrolliks umbes 20 minutit. Seega hoiame kokku iga kuu vähemalt 3 terve tööpäeva jagu aega! Kõik selle projekti kulud, sh ostetud seadmed oleme tagasi teeninud 2-3 kuuga.
Taavi Kalvik, AS Valnes elektroonikaosakonna juhataja:
“Vihula hotell on meie umbes 300 kliendi hulgas esimene, kes kasutab WebLock seadmeid tööaegade registreerimiseks. Majutuse ja teeninduse valdkonnas oleme seni pakkunud bronnisüsteemiga seotud sisseregistreerimist, automaatse sisenemisega tenniseväljakuid, saunasid, jõusaale, kus saab avada uksed, panna põlema tuled jne.
Meie lahendusega alustamine on lihtsam ja kiirem, kui enamiku teiste läbipääsusüsteemidega. Näiteks Vihulas kasutatavad seadmed olid meil laos kohe olemas ja paigaldus võttis aega mõne tunni.
On huvitav näha, kuidas kliendid leiavad meie lahendusele uusi kasutuslugusid, mida me ise ei ole osanud oodatagi. Antud olukorras ei tööta meie seade üldse lukuna. Täiendused sünnivad koostöös klientide ja partneritega. Ka Vihulal olid mõned oma soovid, millele saime vastu tulla.”
